Registrer vigtige dokumenter
Modulet for Management System registrerer dokumenterne i et eller flere ledelsessystemer i SERTICA. Dette kan være Safety Management System, Quality Management System, Ship Oil Pollution Emergency Plan eller ethvert andet system, der har behov for at kontrollere og strukturere dokumenter.
Revisionsovervågning og ændringsanmodninger
Integration med Microsoft Word gør det muligt for brugere nemt at redigere dokumenter, oprette ændringsanmodninger og sammenligne forskellige revisioner af det samme dokument. Dette modul giver et nemt overblik over ændringerne foretaget fra en revision til en anden.
Manualerne kan opdateres løbende, da besætningsmedlemmer og kontoransatte kan anmode om ændring. En fuld sporbarhed af alle ændringer og revisioner er tilgængelig for kontoret. Skibene har kun adgang til den seneste godkendte og frigivne version og revision af ledelsessystemet. Dette muliggør fuld kontrol med alt, hvad der kommer ind i systemet, og forhindrer uønskede ændringer.
Alle ændringsanmodninger følger en tilpasset godkendelsesproces, tilpasset arbejdsgangen i den specifikke organisation. Godkenderne kan bruge Word’s sammenligningsfunktion til at se alle ændringer, der er foretaget, før de enten godkender eller afviser ændringerne i dokumentet. Når ændringerne er godkendt, venter alle ændringer i en kø, indtil en ny revision af ledelsessystemet bliver offentliggjort, og ændringerne kan inkluderes i den aktive version.
SERTICA muliggør muligheden for at identificere og udskrive kun reviderede dokumenter, hvilket minimerer mængden af arbejde for hvert skib ved opdatering af deres systemhåndbog. En komplet ændringslog over alle anmodninger og revisioner for hvert skib opbevares, hvilket gør det nemt at finde al nødvendig information, hvis nye ændringer måtte opstå.
Høje standarder med kontinuerligt opdaterede manualer
Tilgængeligheden af den opdaterede manual hjælper alle i organisationen med at følge procedurer og retningslinjer, hvilket sikrer høje standarder og stabilitet.
Alt det ovenstående er integreret direkte i SERTICA-rammen, hvilket muliggør automatisk overførsel af alle data mellem kontor og skibe.
Smart søgefunktion hjælper med at finde det rigtige dokument
En anden smart funktion er, at SERTICA kan give søgeresultater for specifikke ord ved at se ind i selve indholdet af dokumenterne. Dette gør det muligt for besætningen hurtigt og nemt at finde dokumenter og afsnit, der indeholder ord som “lifesaving procedures” eller “fire evacuation plans” i ledelsessystemet. Den søgte tekst er markeret for at gøre det nemt at spotte.
Med det ekstra webadgangsmodul kan du få adgang til dokumenter online via en webbrowser.
Nøglefunktioner
- Kontrol og distribution af Safety Management System og Quality Management System
- Håndtering af SOPEP (Ship Oil Pollution Emergency Plan)
- Kontrollerede kopier
- ROC (Record Of Correction)
- Elektronisk formaterede dokumenter
- Streng revisionsovervågning med ændringsanmodningsflow
- Automatisk distribution til skibe og flåde
Fordele
- Let adgang til hele ledelsessystemet inden for SERTICA
- Fuld kontrol med alt, hvad der kommer ind i systemet
- Kvalitetssikring
- Forhindrer uønskede ændringer