Document Management modulet opbevarer, opdaterer og distribuerer dokumenter sikkert mellem kontor og skib. Modulet håndterer alle filtyper som eksempelvis Word og PDF, tegninger, videoer og billeder, som alle kan udveksles sikkert på tværs af flåden
Dokumenter kan være relateret til sikkerhedsforanstaltninger, vedligeholdsprocedurer, tekniske informationer, instruktionsvideoer, indkøbsaftaler, vilkår og betingelser, dokning specifikationer eller Excel skabeloner, som besætningen skal udfylde i forbindelse med afslutning af et vedligeholdsjob. En søgefunktion gør det nemt for brugeren at finde et bestemt dokument.
Automatisk versionskontrol
Modulet indeholder en automatisk versionskontrol, som tillader ændringer på både skib og kontor uden oprettelse af modstridende versioner. Revisionskontrol udvider dokumentstyringsmodulet, hvilket gør det muligt at behandle revisioner af dokumenter i et kontrolleret flow. Dokument revisioner distribueres automatisk.
Anmodninger følger en specifik godkendelsesprocedure, som er tilpasset den specifikke organisation. Den godkendelsesansvarlige kan anvende den indbyggede sammenligningsfunktion i Word til at se alle ændringer inden enten godkendelse eller afvisning af ændringer i dokumenterne. Når ændringerne er godkendt, venter alle dokumenter i kø, indtil en ny revision af dokumentet er afsluttet med historik af ændringer og log af godkendelse.
Onlineadgang til dine dokumenter
Du kan tilgå Document Management modulet online, hvilket betyder, at du altid har adgang til informationer i SERTICA. Dokumentstyring giver dig mulighed for at importere og vedhæfte enhver form for dokument til et tilbud, købsordre og faktura. Med tilkøb af webadgangsmodulet, får du adgang til dokumenter online gennem en webbrowser.
Nøglefunktioner
- Organisér og administrér dokumenter
- Sikker redigering, deling og revidering af dokumenter
- Adgang til dokumenter gennem et online link
- Avanceret revisionskontrol
- Administration af ændringsforslag
- Effektiv dokument søgning
- Fortrolighedskontrol
- Automatisk distribution af dokumenter på tværs af flåden
- Mulighed for at oprette ”read only” dokumenter ombord på skibene
- Spar tid med distribution af procedurer og tjeklister til hele flåden
Fordele
- Effektiv styring og distribution af dokumenter på tværs af flåden
- Let adgang til vigtig information
- Optimeret sikkerhed og øget effektivitet på tværs af flåden
- Nem adgang til vigtig information
- Kontrol af væsentlige dokumenter, der ikke kan redigeres uden godkendelse
Document Management modulet er ofte kombineret med Inspections & Audits.
