Med en strategisk ambition om at være den førende spiller inden for mindre gastankskibe og handysize tørlastskibe bestræber J. Lauritzen sig på at optimere interne processer for at blive endnu mere konkurrencedygtig. SERTICA er et vigtigt redskab til at opnå dette, da Lauritzen Kosan, gasskibsafdelingen af J. Lauritzen, aktivt dokumenterer og bruger data på tværs af virksomheden for at forbedre sin præstationsevne.
J. Lauritzen har benyttet SERTICA platformen siden 1994 og har været en aktiv partner i at udvikle SERTICAs software. J. Lauritzen var det første danske rederi til at benytte en e-handelsplatform til indkøb sammen med SERTICA tilbage i år 2000. I dag har J. Lauritzen mere end 200 SERTICA brugere på tværs af hele virksomheden og benytter SERTICA Dashbords aktivt til at løfte live KPI-måling til et nyt niveau.
KPI-måling på tværs af afdelinger og virksomheder
Gennem årene har Lauritzen Kosan udviklet en samling af dashboards i SERTICA for at forbedre præstationsevnen i og mellem de enkelte afdelinger. Ikke alle af dem er i brug i dag, da mange KPI’er er blevet kombineret. Hensigten er at skabe afdelingsspecifikke og tværfunktionelle datavisualiseringer og datadrevne notifikationer for at tilføje værdi til hele virksomheden.
Troels Møller, Vessel Manager hos Lauritzen Kosan forklarer: ”Vi bestræber os på at være datadrevne og tror på, at det er kombinationen af data fra forskellige afdelinger, der fortæller os hvor og hvordan vi kan forbedre vores overordnede præsentationsevne.”
Claus Jørgensen, HSSEQ Manager hos Lauritsen Kosan er enig og tilføjer: ”I dag forstår vi, hvad der giver mening at måle på i den enkelte afdeling, og vi ved, at vi har brug for at kombinere data i stedet for at tænke i siloer. SERTICA støtter op om denne måde at tænke på, da det er et system for alle afdelinger med de samme skærme og opsætninger.”
At arbejde i det samme system skaber gennemsigtighed, hvilket sparer tid både på kontoret og ombord på skibene. Anna-Cecilie Nielsen, Procurement Manager hos Lauritzen Kosan siger: ”Besætningen ved altid, hvor langt vi er i processen med at fremskaffe en specifik del, der er nødvendig for at udføre et vedligeholdsjob. Det gør besætningen i stand til at planlægge bedre samt spare tid og penge. I stedet for at spilde tid på adskillelige hjemmelavede systemer og et enormt antal af Excel ark, integrerer vi al data i ét system.”
Kombinationen af data fra forskellige afdelinger giver Lauritzen Kosan et komplet overblik over flåden. Gennem analyse af data i SERTICA kan Lauritzen Kosan identificere, hvilke ændringer, der skal implementeres, for at øge OPEX. Et eksempel på en ændring implementeret hos Lauritzen Kosan er overvågning af brugen af timer og reservedele for at kunne fuldføre et job, hvilket har styrket præstationsevnen for fuldførelsen af jobs med mere end 60%.
Ved at vise data i Dynamic Dashboards kan Lauritzen Kosan målrette deres arbejdsopgaver og forbedre præstationsevnen. Troels Møller fortæller: ”Internt bruger vi dynamic dashboards til at give vores kunder den bedste service indenfor teknisk management. Det betyder at data bliver levende. Dynamic Dashboard er et værktøj, der gør det muligt at arbejde proaktivt med forbedring af for eksempel kundetilfredshed. Det proaktive arbejde har resulteret i en øget kundetilfredshed på cirka 50%.”
Et redskab til planlægning og øget præstationsevne i Indkøbsafdelingen
Hos Lauritzen Kosan er hele forsyningskæden dækket i SERTICA. Indkøbsafdelingen måler på forskellige KPI’er for bedre at kunne planlægge og følge afdelingens præstationsevne.
Anna-Cecilie Nielsen, Procurement Manager at Lauritzen Kosan fortæller: ”Dynamic dashboards er blevet et værdifuldt redskab i mit daglige arbejde, da jeg får et overblik over al data, som jeg har brug for i forbindelse med indkøbsflowet. Mine dashboards inkluderer indgående og igangværende ordrer, aktuelle rekvisitioner og håndteringstid.”
I shippingindustrien er tid ofte essentielt, og indkøbsafdelingen har brug for at vide, hvilke sager, der haster, og hvilke, der har en risiko for at blive til hastesager for at være i stand til at planlægge optimalt. Anna-Cecilie Nielsen forklarer: ”Vi anvender SERTICA som et planlægningsværktøj, og ved at åbne min dashboardskræm ved jeg, hvilke opgaver der er de vigtigste. I og med jeg kan se håndteringstiden på rekvisitioner kan jeg også forhindre, at de bliver hastesager.”
Forskellige KPI’er og indikatorer bliver benyttet i indkøbsafdelingen for at give et overblik over den aktuelle status, trends og præstationsevne. De fleste af disse anvendes i den daglige forretning og de daglige opgaver, men nogle bliver også brugt på ledelsesniveau for at vise aktivitetsniveauet samt teamets præstationsevne. Anna-Cecilie Nielsen finder det motiverende og fortæller: ”Vi kan se, hvordan vi præsterer, og hvordan vi udvikler os over tid, hvilket er ekstremt tilfredsstillende.”
Anna-Cecilie er en erfaren bruger af SERTICA og fremhæver, at systemet er intuitivt og nemt at anvende. Hun siger: ”Jeg arbejder kun i et par skærme og har al det data, som jeg har brug for, ét sted. Det gør mig i stand til at færdiggøre mine opgaver hurtigere og derved frigøre ressourcer til mere interessante opgaver.”
Et redskab til at øge sikkerheden via dokumentation
Lauritzen Kosan implementerede SERTICA HSQE i 2013 og har siden administreret sikkerhedsrelateret dokumentation og opgaver i SERTICA.
Claus Jørgensen, HSSEQ Manager hos Lauritzen Kosan fortæller: ”Dokumentation er nøglen til at kunne være i overensstemmelse med reglerne samt at præstere godt ved inspektioner. Med SERTICA har vi alle informationer i ét system, og siden systemet er nemt at bruge, er det næsten ikke nødvendigt med træning af vores besætning. De kan nemt uploade certificeringer korrekt, udføre vedligeholdsjobs, og de er ikke bange for at bruge systemet. De ved, at data af høj kvalitet er essentielt, og at når data er indtaste korrekt er alting under kontrol.”
I shippingbranchen bliver besætningen ofte bedt om at fremvise dokumentation, og med SERTICA er det nemt at finde. Det hjælper Lauritzen Kosan både under inspektioner, men også i deres daglige arbejde, da de kan gå tilbage og se, hvordan tidligere opgaver, events eller hændelser er blevet løst.
I dag bruger HSSEQ-afdelingen aktivt 20 dashboards for at forbedre sikkerheden. Et dashboard viser, om skibene har lukket deres formularer, et andet viser antallet af near-miss ulykker, mens et tredje viser, hvad der gik galt under en intern audit og derfor skal løses.
Claus Jørgensen siger: ”SERTICA har forbedret sikkerheden, da vi har en større viden, som gør os i stand til at vide hvad og hvordan, sikkerheden kan øges. Man kan kun ændre det, som man er klar over, og med SERTICA ved vi en masse. Med dynamic dashboards kan vi analysere data fra interne inspektioner og reagere hurtigere og derved præstere bedre ved eksterne inspektioner. Det har resulteret i en forbedret præstationsevne ved audit.”
Arbejdet med dashboards
Efter at være blevet spurgt, hvordan man kommer i gang med dashboards i SERTICA, svarer Troels Møller: ”Jeg begyndte med at prøve mig frem. Jeg havde brug for at finde ud af, hvad udbyttet skulle være og startede med at præsentere forskellige dashboards til SERTICA nøglebrugere. For mig handlede det om at vise, hvad der er muligt i SERTICA og så begyndte jeg langsomt at få forskellige forespørgsler.”
I dag har Troels Møller et komplet overblik over hele flåden via et sæt dashboards. Han arbejder tæt sammen med den tekniske afdeling, HSSEQ samt indkøb og har etableret en arbejdsgruppe til at beslutte, hvilken kombination af data, der er relevant.
Troels Møller fortæller: ”Når man opretter dashboards er det vigtigt at vide, hvem de oprettes til og hvorfor. Vores mål er at bruge dashboards som et kommunikationsværktøj mellem skib og kontor. Vi fokuserer på kombinationen af data, som fremhæver potentielle problemer eller områder, der kan forbedres – især de, der påvirker mere end en afdeling.”
Claus Jørgensen er stor fan af dynamic dashboards og udtaler: ”Jeg bruger dashboards regelmæssigt, men jeg har lært, at man skal fokusere på, hvad man ønsker at vise og hvorfor. I mit tilfælde har jeg brug for at se, om det arbejde, som vi har udført, har en direkte positiv indflydelse på vores præstationsevne.”
Det at Claus Jørgensen startede ved Lauritzen Kosan samtidig med implementeringen af SERTICA HSQE har hjulpet ham med at fokusere på resultatet i stedet for de aktuelle processer. Claus forklarer: ”Hvis man er ny i en virksomhed, kan man se mere objektivt på både systemet og processerne. Jeg tror på, at det har gjort mig i stand til bedre at kunne forene systemet og vores processer.”
Vigtigheden af et tæt samarbejde og fremtidig udvikling
Intet system er perfekt. Hvad der er vigtigt for Lauritzen Kosan er, at virksomheden bag SERTICA er villig til at lytte og tilpasse systemet til deres brugeres behov.
Troels Møller fortæller: ”Vi værdsætter det tætte samarbejde med RINA Digital Solutions, og vi har mange gode diskussioner. RINA Digital Solutions udfordrer vores processer samtidig med, at vi udfordrer udviklingen af SERTICA. Jeg tror, at det er essensen af et godt partnerskab.”
Anna-Cecilie er enig og tilføjer: ”Vi har fået gavn af den støtte og de råd, som vi får fra RINA Digital Solutions. Der er ingen tvivl om, at de besidder værdifuld viden om, hvordan interne processer kan optimeres gennem deres arbejde med adskillelige rederier. Den støtte er yderst vigtig – ligesom muligheden for at tale med og lære fra andre SERTICA brugere.”
Efter at være blevet spurgt om, hvad den mest værdifulde udvikling i SERTICA ville være, har Anna-Cecilie, Troels og Claus hver sin favoritidé. Troels stemmer for et forbedret redskab i forbindelse med dokning, Anna-Cecilie for et specialiseret flow for returforsendelser, og Claus stemmer for en integrationen af kunstig intelligens i SERTICA.
