EURONAV er verdens største uafhængige tankskibsrederi, som beskæftiger sig med transport og opbevaring af råolie. Virksomheden har hovedkontor i Antwerpen og har desuden flere kontorer i Europa og Asien. EURONAVs skibe styres hovedsageligt fra de tre datterselskaber: EURONAV Ship Management SAS, EURONAV SAS og EURONAV Ship Management (Hellas) Ltd.
EURONAV har mange tanker omkring innovation og ideer til fremtiden. Derfor har de valgt et teknisk fleet management system, der matcher deres ambitiøse planer om at være verdens mest innovative tankskibsselskab.
Den rette partner kan forbedre fleet management
Rederierne gennemgår ofte meget omfattende processer når de skal vælge ny leverandør. Et stort antal leverandører vurderes med adskillige præsentationer og diskussioner inden feltet indsnævres. Ofte bliver kemien mellem partnerne vigtigere end man umiddelbart skulle tro.
Rudi Vander Eyken, Group IT Manager hos EURONAV siger, “Vi har ikke valgt en systemleverandør, men en partner som kan understøtte os og vores ideer om fremtiden. SERTICA er ikke det eneste gode system på markedet, men RINA Digital Solutions er en fleksibel udviklingspartner med en innovativ tankegang, der ligner vores egen. De udfordrende spørgsmål vi får fra RINA Digital Solutions, hjælper os med at forbedre vores fleet management og de får altså arbejdet gjort uden de endeløse diskussioner.”
Det er ingen hemmelighed at valget af en forkerte partner kan være meget omkostningsfuld. I første omgang vurderer mange rederier først systemets funktionalitet. Da mange leverandører kan levere et godt system med den nødvendige funktionalitet, er det ofte de personlige relationer og den gode mave fornemmelse som bliver det afgørende.
Rudi Vander Eyken forklarer, “Ud over at fokusere på hovedfunktionaliteten har jeg observeret de forskellige leverandører og er kommet frem til, at RINA Digital Solutions er den mest professionelle og troværdige softwareudbyder, som vi samtidig kan opbygge et langsigtet partnerskab med. Det vi har brug for fra en partner, er kontinuitet, direkte svar, sunde ambitioner og en god referenceliste. Vi valgte ikke et system, som kan levere alt, men den virksomhed, der kan udvikle det vi har brug for nu og i fremtiden.”
Stefanos Christakis, ERP Projektchef hos EURONAV tilføjer, “Den danske kultur påvirker RINA Digital Solutions og vores partnerskab positivt, da de giver os nye ideer og fortæller os, hvordan vi kan forbedre vores interne processer. På grund af den danske kultur og mentalitet er standarden for support også meget høj og professionel.”
EURONAV har haft mange leverandører til evaluering, men de gjorde en ting anderledes end andre rederier. De besøgte en eksisterende SERTICA bruger før de kontaktede RINA Digital Solutions. Rudi Vander Eyken forklarer, “Jeg var nødt til at få en anbefaling og være sikker på, at RINA Digital Solutions leverer hurtig support – også efter implementeringen. Desuden ønskede jeg at sikre, at leverancerne er korrekte og til tiden.”
Fordelene ved at skifte til et nyt ERP-system
Beslutningen om at erstatte et eksisterende ERP-system indebærer ofte mange forskellige udfordringer. Hos EURONAV er den mest oplagte konvertering af data. Oplysninger skal tilpasses en ny opsætning, hvilket er ekstremt tidskrævende. En anden udfordring er den periode, hvor EURONAV må arbejde i to systemer, indtil SERTICA er installeret på alle skibe.
Maria Roussou, Teknisk Superintendent hos EURONAV fortæller, “At skifte til et nyt system sætter stort fokus på at rydde op i vores data, hvilket er rigtig godt. Vi overfører kun den data, som er 100% nødvendig og resten bruges til historiske formål. Hun fortsætter, “SERTICA er et moderne, intuitivt system og det kører simpelthen hurtigere end vores tidligere system. Jeg kan arbejde i flere åbne vinduer uden at skulle vente i flere minutter for at åbne et nyt vindue.”
Aris Ktenas, HSQE Superintendent hos EURONAV er enig og tilføjer, “Der er ingen tvivl om, at vi har opgraderet til et system af en ny generation. Systemet er komplekst med mange muligheder, men samtidig er det yderst brugervenligt. I dag brugte jeg 3 minutter i Analytics på at lave et diagram. Før SERTICA ville det normalt tage mig mere end 20 minutter, hvilket gør Analytics til mit favoritmodul i systemet.”
Aris Ktenas fortsætter, “Vi sparer meget tid ved at reducere mængden af e-mails. I stedet for at få e-mails spredt overalt, gør response log det muligt at tilføje noter til de konkrete cases. På denne måde har vi alle oplysninger i SERTICA, hvilket forenkler processen.”
Amalia Karakonstanti, Senior Purchaser hos EURONAV oplever også hvordan de færre e-mails gør hverdagen lettere, “SERTICA Connect sparer os meget tid, da vi ikke længere behøver at sende e-mails med vedhæftede PDF-filer til leverandørerne. Vi foretager sammenligningen automatisk i stedet for at bruge tid på at gøre det manuelt i Excel.”
Amalia Karakonstanti fortsætter, “Med SERTICA som vores daglige værktøj arbejder vi mere effektivt, da vi kan reducere mængden af e-mails og automatche fakturaer. Vi sparer tid og penge, fordi vi kan indgå kontraktaftaler og samle flere rekvisitioner i en.”
Afdelingerne bruger forskellige moduler i systemet, men de er alle indbyrdes forbundne. Det faktum at EURONAV er gået fra flere systemer til nu at arbejde i ét system på tværs af afdelinger betyder, at alt er kædet sammen.
At tilpasse SERTICA efter EURONAV’s behov
Det er ingen hemmelighed, at EURONAV præsenterede en relativ lang mangelliste over emner, som er udviklet eller blevet forbedret i SERTICA. EURONAV har brug for et system som passer til alle deres behov, herunder udviklingen af det nye modul Master Data Management.
Rasmus Hansen, Projektleder hos RINA Digital Solutions, forklarer, “Master Data Modulet optimerer både vedligeholds- og indkøbsprocesser, da alle data er på ét og samme sted. Ved at administrere dine stamdata centralt reducerer du administrationsomkostninger og nedbrud. Jeg er sikker på, at denne nye funktionalitet ikke kun vil gavne EURONAV, men også vores nuværende og fremtidige kunder.”
EURONAV bruger Master Data Management modulet til at kontrollere og styre skibene centralt. Maria Roussou fortæller, “Før var vores processer mindre kontrollerede og ansvaret lå primært hos besætningen. Men i takt med at EURONAV udvider og begynder at tilføje nye skibe med jævne mellemrum, skal vi kunne kontrollere og styre dem centralt, så de interne processer ensrettes.”
EURONAV har kontorer i både Antwerpen og Athen. Tankskibene styres fra kontoret i Athen, mens FSO og VPLUS-skibene styres fra Antwerpen. Det er derfor essentielt, at SERTICA kan betjenes fra begge kontorer uden problemer.
Rudi Vander Eyken forklarer, “Det er vores ambition at have mere kontrol over vores processer ved at skabe overblik over hele flåden i SERTICA. Vi har nu et robust system med en troværdig platform. Vi har god kommunikation mellem skibe og land, hvilket vi har kæmpet med tidligere. Med Master Data Management modulet, føler vi at SERTICA passer til de behov vi har.”
Idéer til hvordan du sikrer en succesfuld implementering
Rederierne oplever ofte, at rutineopgaver sluger al tid og ressourcer, hvilket betyder, at de ikke har tid til at træffe de rigtige strategiske beslutninger omkring hvordan systemet skal bruges. EURONAV har fokuseret på disse strategiske diskussioner og interne processer parallelt med valget af et nyt system. Derfor var der også mere end 20 personer involveret i udvælgelsesprocessen.
Rudi Vander Eyken siger, “Vi inkluderede alle relevante personer i udvælgelsesprocessen for at skabe ejerskab og engagement. For at kunne implementere et system med succes, skal det accepteres og det er vigtigt at brugerne forstår hvilken værdi systemet fører med sig.”
Stefanos Christakis tilføjer, “Den værdi SERTICA tilfører EURONAV omfatter strukturerede og strømlinede processer på tværs af afdelingerne. Vi kan styre data og godkendelses-flowet mere effektivt. Eksempelvis har prisgodkendelse tidligere været meget kompliceret, hvor vi nu sparer meget tid og sikrer, at de rigtige mennesker er involveret i processen.”
Rudi Vander Eyken siger, “Mit bedste råd til andre rederier er at tale med referencer tidligt i udvælgelsesprocessen. Dette hjælper med at beslutte, om de interne processer skal ændres. At se hvordan andre bruger systemet og lytte til, hvordan de oplever partnerskabet, er det bedste input du kan få.”
Vigtigheden af et kompetent Projekt Team
Projektteamet hos EURONAV har sikret en effektiv implementering af SERTICA. Stefanos Christakis leder teamet, selv om han er ny i shippingbranchen. Hans erfaring med softwareudvikling har imidlertid vist sig at være en fordel, da han kender og forstår både systemet og leverandøren.
Stefanos Christakis forklarer, “Jeg har et ekstremt kompetent team, hvilket gør det muligt for mig at fokusere på den egentlige projektledelse. Jeg forsøger at lytte til alle interessenter, men træffer også en beslutning når det er nødvendigt, så vi undgår at bruge for meget tid på utallige teoretiske diskussioner.”
Stefanos Christakis’ bedste råd til andre rederier, som er i gang med en lignende proces, er at holde fokus på implementeringen og acceptere, at det ikke er alt som kan indgå i første fase, “Vi fokuserer for øjeblikket på at rydde op i data og overføre disse til SERTICA. Mange ideer, ønsker og andre opgaver opstår i processen, men for at overholde deadlines, må vi planlægge de fleste af disse i fase to,” siger Stefanos Christakis.
Rudi Vander Eyken fortæller, “En dedikeret projektleder er afgørende for en effektiv implementering, så det står klart, hvem der tager beslutningerne og ansvaret. Du har brug for de rigtige færdigheder, men også et kulturelt fit. At kunne balancere og forstå kulturel adfærd er nøglen til EURONAV, da vi oplever en kulturforskel mellem kontoret i Athen og Antwerpen.”
Hellere være innovativ end at jagte facts
Ledelsen hos EURONAV prioriterer at have tid til at tænke på fremtiden. De fokuserer på klare processer, valide data, KPI og rapportering med jævne mellemrum for at holde sig informeret. Alt dette for at kunne træffe de rigtige beslutninger.
Rudi Vander Eyken fortæller, “Vi investerer nu for at være klar til at markedet bliver bedre. Rederierne bruger ofte adskillige systemer, som ikke kommunikerer med hinanden – vi vil gøre det anderledes, vi ønsker at udvide, og vi er ambitiøse. Vi har brug for et system, som støtter denne form for ambition.”
EURONAV har en ambitiøs plan om at være det mest innovative tankskibsselskab i verden, hvilket betyder, at de diskuterer, udforsker og arbejder regelmæssigt med innovation i forskellige netværk. De arbejder i 12 forskellige spor, hvoraf nogle omfatter emner som block chain, predictive maintenance, sensorer og digitale tvillinger.
Rudi Vander Eyken siger, “Vi ønsker at være innovative frontløbere, fordi vi tror på, at dette bliver vores konkurrencefordel i fremtiden. Vi er i øjeblikket ved at indhente fakta for at undersøge hvad der er muligt inden for skibsledelse. Når vi først har SERTICA implementeret på alle skibe, starter vores digitale transformation. Jeg er overbevist om, at vi kan forbedre omkostningerne ved at kombinere SERTICA med nogle af vores innovative ideer og projekter.”
Aris Ktenas tilføjer, “Vi diskuterer mange innovative ideer til fremtiden, og jeg er overbevist om, at nogle af de nær fremtidige innovationer hos EURONAV involverer brugen af mobile enheder. Det kan f.eks. være i forbindelse med revisioner ombord på skibene.”
